De performance management cyclus verbeteren? Eitje toch

Je hebt een geweldig plan bedacht om de wereld weer een beetje beter te maken, de start-up rolt als vanzelf van de band, enthousiaste mensen sluiten zich aan, en dan komt HR opeens om het hoekje kijken. Al die enthousiaste mensen willen zich namelijk wel kunnen ontwikkelen en dat gaat niet vanzelf, daar spelen jullie als managers een belangrijke rol in. Hoe geef je vorm aan die rol, hoe richt je de performance management cyclus in en welke beslissingen maak je rondom salaris? Kortom; hoe ga je met jouw mensen om? 

‍

De performance management cyclus opnieuw inrichten

Dit is het vraagstuk waarmee In Ovo bij ons aanklopte, een scale-up die zich focust op het welzijn van kuikens. Naast het welzijn van de kuikens geven zij namelijk ook enorm veel om hun mensen, zij zijn de bepalende factor in het halen van doelstellingen en het vergroten van impact. Daarom willen zij hun performance management cyclus goed inrichten. Deze cyclus moet als doel hebben om een team te creëren waarin iedereen duidelijk heeft wat hun rol is en hoe zij bijdragen aan de doelstellingen. Daardoor ontstaat er een effectief team waarin iedereen met energie kan werken en ontwikkelen. 

Wij zijn gestart met onze HR-kickoff waarin wij de organisatie breed onder de loep nemen. Hieruit bleek dat er eigenlijk niet op regelmatige basis gepraat werd tussen medewerkers en leidinggevenden, terwijl daar wel behoefte aan was vanuit beide kanten. De medewerkers wilden namelijk meer feedback en sturing ontvangen om gerichter te kunnen werken aan hun ontwikkeling, maar de leidinggevenden misten hiervoor de handvatten. Daarbij heerste er een ouderwetse opvatting over de performance management cyclus. Dat dit een top-down en oordelend proces zou zijn wat vooral een ‘moetje’ is. De verwachtingen matchten dus niet met hoe ze het graag zouden willen.  

Vanuit de HR kick-off hebben we drie aspecten belicht om aan te werken:

1. Doelen stellen op individueel niveau en hoogover om ontwikkeling concreet te maken. 
2. Feedback & Coaching verbeteren en stroomlijnen
3. Beoordeling inzichtelijker maken

‍

Samen broeden op een passende werkwijze

Samen met In Ovo hebben wij een roadmap uitgewerkt die passend is bij de groeifase van hun bedrijf en de behoeftes van zowel het leiderschapsteam als de medewerkers. Daar is een kader met richtlijnen uitgerold waarbinnen In Ovo veel vrijheid heeft om frequentie en onderwerpen zelf in te vullen. Door ze dit basiskader te geven inclusief handvatten om uit te breiden waar nodig en mogelijk, kunnen zij hun performance management cyclus passend maken voor elk individu. Aan de hand hiervan hebben we mooie veranderingen teweeggebracht die de leidinggevenden en de werknemers dichter bij elkaar brengen en de mogelijkheid tot ontwikkeling concreter maken. 

Zo is er nu voor elke werknemer duidelijkheid over hun rol, wat hun toegevoegde waarde is in het grotere geheel en in welke rol zij de meeste impact kunnen maken. De feedback & coaching is zo onder handen genomen dat er een vast ritme is voor 1 op 1 gesprekken tussen manager en medewerker. Dan niet alleen als er iets mis is, maar juist ook als alles goed gaat om goed in contact te blijven met elkaar. Om In Ovo hier concreet in te ondersteunen hebben wij templates opgesteld voor medewerker en manager voor het houden van zo’n gesprek. Om vervolgens meer grip te krijgen op de beoordeling hebben wij een manier gevonden om de managers handvatten te geven waarmee zij zicht kunnen houden op het team, de behoeftes en de benodigde actiepunten. 

Natuurlijk hoorden hier ook wat praktische zaken bij zoals een digitaal medewerkershandboek, een duidelijk en makkelijk contract, het concretiseren van het salaris- en functiehuis en het bijschaven van het onboarding proces voor nieuwe medewerkers. Nu zijn de eerste 3 maanden bij In Ovo zo ingericht dat het eigenlijk alleen maar heel soepel kan verlopen én een hele prettige ervaring is. 

‍

Waar staan we nu

In Ovo heeft nu een schaalbaar model dat afgesteld is op het individu. Omdat het voortkomt uit de waarde die In Ovo geeft aan de ontwikkeling van hun medewerkers past het écht bij het bedrijf. Het is niet zomaar een one-size-fits-all aanpak, maar kan flexibel worden toegepast op de behoeftes van de werknemers. Daardoor is de leidinggevende-medewerker dynamiek veranderd. Iedereen is zich veel bewuster van de rollen, wat de verantwoordelijkheden zijn en hoe belangrijk het is dat iedereen aandacht krijgt, in welke fase van groei en ontwikkeling ze ook zitten. 

HR-keuzes worden vaak nog over het hoofd gezien, zeker in een hectische scale-up. Een belangrijk onderdeel van dit traject was dan ook om iedereen bewust te maken van de keuzes die je moet maken en welke impact dat heeft op de bedrijfscultuur. De hele organisatie werkt nu op een andere manier samen, waarbij ontwikkeling van het individu én het bedrijf alle ruimte krijgt. In een jaar hebben wij de processen verbeterd én schaalbaar gemaakt. Zodat ook na onze samenwerking de performance management cyclus goed blijft draaien. 

Oké, dus om terug te komen op de titel, het is niet bepaald een eitje, maar wel ontzettend waardevol. Wil jij jouw performance management cyclus ook verbeteren? Schakel onze people partners in!