Een mismatch bij een nieuwe hire? Dan ben je niet de enige. Spijt achteraf komt nog regelmatig voor, zowel vanuit werkgever als werknemer. 

Het aannemen en opleiden van personeel is een tijdrovend en kostbaar proces. Het is zonde als iemand niet blijkt te passen bij de organisatie en snel vertrekt. Hoe voorkom je dit?
‍

Voorkom bias

Wist je dat een van de grootste valkuilen bij sollicitatiegesprekken het (onbewust) positief beoordelen van mensen die op jezelf lijken is? Vaak ontstaat er bij het CV al onbewust een band met een sollicitant die bijvoorbeeld naar dezelfde universiteit is geweest of een vergelijkbare start van de carrière heeft gehad. Onbedoeld stellen we vragen die onze positieve eerste indruk bevestigen. Heb jij in een sollicitatiegesprek wel eens ingezoomd op dat ene bedrijf waar je ook hebt gewerkt of waar je verhalen van anderen over hebt gehoord en denkt “maar als iemand daar heeft gewerkt, dan moet hij wel stressbestendig/prestatiegericht/goed zijn”. We doen aannames op basis van ons beeld of gevoel bij een bepaald bedrijf terwijl dit los staat van de functie waarvoor je aan het werven bent.

Hoewel iedereen biased is, kan dit er wel voor zorgen dat je een minder divers team hebt en talent wordt misgelopen. Diverse teams hebben toegang tot een grotere hoeveelheid aan informatie, perspectieven en ideeën dan homogene teams. Bovendien kan bias ervoor zorgen dat iemand niet bij de functie of cultuur past, omdat je bent afgegaan op “waargenomen geschiktheid” in plaats van werkelijke kwalificaties en capaciteiten. En dan heb je verloop. Redenen genoeg om hieraan te gaan werken, toch? 

Blog: Diversiteit en inclusie, meer dan een trend

Gestructureerd sollicitatieproces

Bewustwording van bias en de beperktheid in onze capaciteit om goed te selecteren is een belangrijke eerste stap. Om de negatieve impact verder te verminderen is het aan te raden om te werken aan een gestructureerd en objectief sollicitatieproces. Tijdens ieder sollicitatiegesprek worden dezelfde onderwerpen en vragen besproken. Betekent dit dat ieder gesprek hetzelfde is? Nee, natuurlijk mag je verder doorvragen op punten of inhaken op wat een kandidaat vertelt. Het gaat er met name om dat ongeacht wie de sollicitatie voert, op dezelfde punten informatie wordt opgehaald en kandidaten op dezelfde competenties worden beoordeeld. Hierdoor kun je kandidaten beter met elkaar vergelijken en heb je een helder onderscheid tussen het 1e en 2e sollicitatiegesprek. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat een sollicitant in twee verschillende gesprekken precies hetzelfde verhaal moet vertellen. Voor we verder ingaan op het gestructureerde sollicitatieproces gaan we het aannemen van een mismatch eens vanuit een ander perspectief bekijken.

‍

Reverse Thinking: Hoe bepaal je toekomstig succes?

We gaan een stapje dieper: hoe bepaal je of je huidige medewerkers een goede fit zijn voor je bedrijf en goed mee kunnen bewegen met verandering? Met andere woorden: hoe weet je welke persoon er over drie jaar nog steeds zit? Een manier om hiernaar te kijken is vanuit drie invalshoeken; impact (op je business), gedrag (de normen en waarden van een medewerker) en groeipotentieel (over welk potentieel iemand beschikt).  

‍

1. Impact: Hoe groot is de impact van je medewerker op de business? Dit is dus niet op input, maar op output gefocust. Lees hier de blog ‘Meer mensen, meer output! Of… toch niet’. Goed om hierin te bepalen welke resultaten het succes voor deze medewerker bepalen en welke competenties en vaardigheden belangrijk zijn om hierin te slagen. Belangrijk is om dit vooraf in kaart te hebben gebracht. Hoe scherper je dit van tevoren hebt, hoe beter je vacaturetekst, de sollicitaties en ja, ook het sollicitatiegesprek. Meer weten over een goed sollicitatieproces? Bekijk dan deze blog! 

            a. Een gestructureerd sollicitatieproces: wanneer je hebt bepaald welke competenties (soft & hard skills) relevant zijn voor de functie, kies je de 6 belangrijkste waar je iemand op wilt toetsen. Je definieert wat je onder de competentie binnen je bedrijf verstaat en koppelt hier een gestructureerde vraag aan. Een goede manier is de STAR methode. Gedrag in het verleden is de beste voorspeller van gedrag in de toekomst, dus het loont om vragen te stellen die te maken hebben met hoe iemand in het verleden in een vergelijkbare situatie heeft gehandeld. Bijvoorbeeld “Vertel me over een moment waarop je conflict in de werkplek ondervond en hoe je het conflict afhandelde.” Vervolgens vraag je goed door op de volgende aspecten: 

1. Situatie: Wat was de situatie?
2. Taken: Wat waren jouw taken?
3. Aanpak: Hoe heb je dat aangepakt
4. Resultaat: Wat leverde het op?

Luister nu ‘Meesterlijk solliciteren met Aaltje Vincent’ 

             b. Een online skill assessment. Zet objectiverende instrumenten in, zoals tech tools, om vooroordelen te beperken en de kwaliteit van de selectie te verbeteren.   Kijk of er bestaande assessments (zoals Equalture) voor zijn, of dat je een eigen assessment of case aan kandidaten wilt voorleggen. Belangrijk hierbij is dat je                  wel verschi
ende mensen uit je team betrekt om te kijken of het voldoende aansluit bij wat je in de praktijk nodig hebt en of dit meet wat je wilt meten. 

2. Gedrag: Passen de normen en waarden en houding van de nieuwe medewerker bij het DNA van je bedrijf? Denk hierbij ook aan de samenwerking met het team, wat voor persoonlijkheid diegene meebrengt, hoe dit botert met het huidige team en wat voor leiderschaps- of coachingstijl dit nodig heeft. Voorkom ook hier bias en zorg ervoor dat je niet onbewust te veel let op dingen die jou persoonlijk aanspreken.

             a. Tijdens sollicitatiegesprekken kun je het beste het volgende inzetten;

                      i. Kernwaarden: Wat zijn de waarden die belangrijk zijn voor je bedrijf? Benoem deze in het gesprek en stel bijvoorbeeld de vraag met welke kernwaarde                      iemand zich het beste kan identificeren en waar dat uit blijkt. Weet wat jouw kernwaarden zijn in 3 stappen. 

                      ii. Facet5 persoonlijkheidstest: wetenschappelijk onderbouwde vragenlijst die persoonlijkheid meet en ingaat op gedrag, motivaties, attitudes en de manieren                      waarop iemand het liefst werkt. Een uitgebreid rapport geeft de interviewer en de sollicitant genoeg inzichten en gespreksstof. Facet5 kun je niet alleen                      gebruiken als selectiemiddel, maar ook goed inzetten voor individuele-, team- of leiderschapsontwikkeling.

      3. Groeipotentieel: Denk niet alleen aan hoe de nieuwe medewerker morgen impact kan maken in het bedrijf, maar ook over 3+ jaar. Hoe ontvangt je nieuwe           medewerker graag feedback, hoe leert diegene het fijnst/snelst en waar liggen de interesses? Komt dit overeen met de rol die ook in de toekomst zich gaat           ontwikkelen?

‍

Als je impact, gedrag en groeipotentieel meeneemt in het sollicitatieproces ben je veel meer in control om de juiste mensen te vinden voor jouw bedrijf. Er is nog één ding waarmee je het verder kan masteren. En dat heeft te maken met de rubric. 

Rubric

Om subjectieve evaluaties gebaseerd op intuïtie te voorkomen, is het essentieel om een rubric te gebruiken bij het beoordelen van antwoorden. Deze rubric fungeert als een soort beoordelingshandleiding, waarbij je een antwoord objectief kunt evalueren. Je bepaalt op welke schaal je iemand scoort (bijvoorbeeld 1-5) en geeft duidelijk aan aan welke observeerbare gedragingen of antwoorden bij elke scores horen. Hoe specifieker, hoe beter. Een rubric is immers alleen nuttig als elke interviewer begrijpt wat elke score betekent. Laten we als voorbeeld zelfstartend vermogen nemen als belangrijke competentie. De definitie hiervan bij jouw bedrijf is “je bent in staat om vanuit jezelf taken en projecten op te starten. Je verzamelt (bij anderen) de informatie, richting en doelen die je nodig hebt om te beginnen. Je voelt zelf de urgentie om projecten te plannen, taken te starten en op tijd af te willen maken.” Daarna bepaal je welke observeerbare gedragingen of antwoorden een sollicitant in het sollicitatiegesprek moet laten zien om te bewijzen dat hij/zij over zelfstartend vermogen beschikt. Het resultaat is dat alle kandidaten een gelijke kans krijgen op succes, omdat ze worden beoordeeld aan de hand van dezelfde objectieve criteria en je zo bias voorkomt.

‍

De absolute do’s en don’ts voor een vlekkeloos en gestructureerd sollicitatieproces

Absolute do’s: 

• Zorg ervoor dat je een diverse mix van mensen betrekt in het sollicitatieproces die vanuit verschillende perspectieven kunnen evalueren.
• Stel open vragen die beginnen met: Hoe, Wat, Waar of Waardoor. Denk daarnaast niet alleen aan de vragen die jij wilt stellen tijdens het sollicitatiegesprek, maar laat ook ruimte voor de kandidaat om vragen te stellen. Een gesprek is altijd fijner dan een ondervraging.
• Maak notities gelijk na het sollicitatiegesprek, hoe langer je wacht, hoe meer bias in je notities. Schrijf ook blind van elkaar je bevindingen op. Op die manier beïnvloed je elkaar niet direct.
• Maak er naast een effectieve assessment ook een aangename ervaring van, van je eerste mailtje tot je laatste contactmoment.

‍

Absolute don’ts: 

• Ga als manager niet twee keer bij hetzelfde gesprek zitten en voer de sollicitatiegesprekken ook zeker niet alleen. 
• Zorg dat je geen lange vragen stelt of twee vragen in één. Hierdoor is het lastig te beantwoorden en kan iemand sneller een incompetent antwoord geven. Vermijd daarnaast ook sturende vragen. Bij de vraag “Wat vind je leuk aan Amsterdam?” stuur je iemand al in een bepaalde (positieve) richting. 
• Wees niet te gefixeerd op wat voor juist antwoord iemand zou moeten geven, maak dus niet te snel aannames op basis van het eerste antwoord wat wordt gegeven.
• Volg niet alleen je intuïtie. De kans bestaat dat je je dan te veel laat leiden door bias of zaken die irrelevant zijn voor de functie zoals kledingkeuze of hoe iemand praat. 
• Zorg dat je geen gesprekken gaat voeren wanneer je eigenlijk nog helemaal niet weet waar je naar op zoek bent, dus welke competenties en vaardigheden belangrijk zijn om in de rol te slagen.

Heb jij vragen of hulp nodig bij een gestructureerd sollicitatieproces? Neem dan gerust contact op!